Kleinunternehmerregelung: Rechnungen ohne Umsatzsteuer
Was die Regelung dir bringt, wo die Grenzen stehen und wann sie sich für dich lohnen kann.
Das Wichtigste zuerst
Mit der Kleinunternehmerregelung schreibst du keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen und sparst dir die Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Das macht den Anfang einfacher. Ob du sie nutzt, gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.
Was sie dir erspart
Ohne die Regelung schlägst du auf jede Rechnung Umsatzsteuer auf, führst sie ans Finanzamt ab und meldest sie regelmäßig in Voranmeldungen, je nach Höhe monatlich oder vierteljährlich. Als Kleinunternehmerin bist du von diesen Erklärungspflichten befreit. Das spart dir Zeit und oft auch Kosten für die Steuerberatung.
Die Grenzen
Die Regelung gilt, wenn dein Gesamtumsatz im vorigen Kalenderjahr nicht über 25.000 € lag und im laufenden Jahr nicht über 100.000 € liegt. Gemeint ist der Umsatz, also alles, was du einnimmst, nicht dein Gewinn.
Im Gründungsjahr hast du noch kein Vorjahr. Wie die Grenze dann für dich gilt, klärst du am besten mit deinem Finanzamt oder deiner Steuerberatung.
Behalte deinen Umsatz darum im Blick, am einfachsten mit einer monatlichen Summe in deiner Tabelle. Dann merkst du früh, wenn du dich einer der Grenzen näherst, und kannst rechtzeitig besprechen, wie es weitergeht.
Was auf deine Rechnung gehört
Auch ohne Umsatzsteuer schreibst du ordentliche Rechnungen, mit deiner Steuernummer und dem Hinweis, dass für deine Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Zum Beispiel so: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmerin gemäß § 19 UStG.“
Die Kehrseite: keine Vorsteuer
Wer die Regelung nutzt, kann sich die Umsatzsteuer aus den eigenen Einkäufen nicht vom Finanzamt zurückholen. Ein Alltagsbild: Kaufst du zum Start einen Laptop für 1.190 €, stecken darin bei 19 % Umsatzsteuer 190 €. Als Kleinunternehmerin bleiben die bei dir.
Was im Laptop für 1.190 € stecktBeispiel
| Preis ohne Umsatzsteuer | 1.000 € |
|---|---|
| Umsatzsteuer 19 % | 190 € |
| Kaufpreis | 1.190 € |
Wann sie sich lohnen kann
Verkaufst du vor allem an Privatpersonen, kannst du ohne Umsatzsteuer günstiger anbieten oder bei gleichem Preis mehr behalten. Arbeitest du vor allem für Unternehmen, die sich die Umsatzsteuer selbst zurückholen können, ist dieser Vorteil kleiner. Planst du am Anfang größere Anschaffungen, kann der Verzicht auf die Regelung sinnvoll sein.
Verzichtest du auf die Regelung, bist du daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Überleg dir das darum in Ruhe und lass dich im Zweifel beraten.
Du musst dich nicht sofort festlegen: Den Verzicht kannst du noch bis Ende Februar des zweiten Jahres nach dem betreffenden Jahr erklären. Gründest du 2026, also bis Ende Februar 2028.
Typische Fehler
- Du schaust auf deinen Gewinn statt auf deinen Umsatz. Für die Grenzen zählt der Umsatz.
- Du schreibst trotz Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer auf deine Rechnung.
- Du vergisst den Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung.
- Du merkst zu spät, dass dein Umsatz im laufenden Jahr über 100.000 € steigt.